5020  INTÉRÊTS SUR L’ÉPARGNE DE LA CLIENTÈLE. À terme, les systèmes manuels donnent lieu à l'accumulation de quantités énormes de données non traitées. Voir, par exemple, le chapitre 6 de CARE Savings and Credit Sourcebook (New York : PACT Publications, 1997) de Charles Waterfield et Ann Duval. pal, au paiement des intérêts ou d'autres frais. établir des conventions de numérotation des comptes des clients et des comptes de crédits et d'épargne ; ? Chaque rapport doit avoir son propre intitulé et, si possible, un numéro (correspondant, dans l'idéal, à la position de chaque rapport dans le menu à partir duquel il est obtenu). un prêt peut être en retard de trois échéances, mais la situation est moins grave si le client a récemment effectué un remboursement que s'il n'a rien payé depuis 90 jours. Il est possible de regrouper les institutions de microfinance en trois catégories définies en fonction de leurs besoins de gestion de l'information et de leur phase de développement. ils peuvent ignorer l'existence d'autres indicateurs qu'ils devraient pourtant également surveiller. fournir des indications sur les ratios déterminants et les rapports utiles pour assurer le suivi des résultats d'une institution ; ? Dans le bureau de District Est, le personnel consacre désormais plus de temps au suivi des crédits en retard. En d'autres termes, lorsque celle-ci se dégrade, l'indicateur doit systématiquement enregistrer une détérioration. Les deux manuels proposent plusieurs séries d'exercices pratiques pour permettre au lecteur de s'entraîner à calculer les ratios et donnent des exemples concrets de calcul des formules en utilisant des chiffres fictifs. ? Encadré 5.2 Même les bons systèmes doivent un jour être remplacés : l'exemple de l'ADEMI                                                     79, Encadré 5.3 L'évaluation rigoureuse des besoins conditionne le succès, d'un système d’information de gestion : le cas de PRODEM  86, Encadré 5.4 Sous-traitance de l'élaboration d'un système personnalisé. Contrôle et suivi exhaustifs des opérations grâce à la production automatique de rapports quotidiens, hebdomadaires, en fin de mois, en fin de trimestre et en fin d'année. Bien que plusieurs sociétés informatiques offrent des systèmes d'exploitation DOS, Microsoft détient la majeure partie du marché (avec MS-DOS). ATTENDUS D¶UN SYSTEME DE GESTION (SG) 3.0. Il est nécessaire d'avoir un mécanisme de répartition automatique du montant des remboursements qui ne sont pas effectués conformément au calendrier initial ou sont partiels. Pour des raisons de sûreté et de sécurité, il est conseillé de fixer à un mois maximum la période de validité de l'accord de prêt. Ce programmeur doit-il être un consultant ou un salarié à temps plein ? Le nouveau système d'information de gestion permet à tous les bureaux de SaintDomingue et aux bureaux régionaux d'être connectés en ligne. Rapports des agences de renseignements commerciaux, ? Le retraitement au titre des subventions en nature. Présenter toute l'information concernant une même question dansun seul rapport et non en plusieurs documents. Système développé de gestion des relations (clients, emprunteurs, garants, débiteurs hypothécaires, agents). Pour ces dernières, il vaut donc mieux retenir le RENDEMENT DE L’ACTIF. L’atteinte d’objectif en matière sociale n’est pas qu’une question de foi. Or aucun versement n'a été effectué depuis 75 jours. L'important est de créer des numéros de compte analytiques. ? Presque tous les indicateurs financiers utilisés dans les rapports de système d'information de gestion sont fondés, au moins partiellement, sur des informations enregistrées conformément au plan comptable. Si les prêts arrivés à échéance n'ont pas été classés dans les prêts en retard lorsque lesseuls paiements requis sont les intérêts et que ceux-ci sont en retard, la situation du porte-. Il est important de travailler avec des programmeurs qui sont non seulement d'excellents codeurs mais aussi comprennent les applications financières. Le journal des opérations et les livres comptables sont des composantes d'un système complexe et vaste, établi en vue de contrôler la situation des fonds et d'en déterminer les origines et les emplois. 278 pages. L'analyse des ratios doit être menée avec discernement, en prenant en compte les divers facteurs susceptibles d'influer sur les ratios financiers, La nécessité de produire régulièrement des indicateurs de la qualité du portefeuille a sans doute été le moteur principal du développement de systèmes d’information de gestion performants. Souvent, plusieurs personnes ont besoin des mêmes informations au même moment. Est-il possible d'incorporer un chiffre de contrôle ? Les grandes institutions bénéficient d'économies d'échelle de nature à réduire leur structure de coût. Les programmeurs des bases de données utilisent aussi des mots de passe au niveau du système et des utilisateurs pour empêcher les personnes non autorisées d'y accéder. Cette section décrit des indicateurs qui permettent de juger de la solidité et de la sécurité des institutions. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les principes comptables, le lecteurest invité à se rapporter à un ouvrage de comptabilité ou au manuel du Comité international de normalisation comptable (International Accounting Standards Committee - IASC). Catégorie A : Rapports sur l'épargne                                                       4, Catégorie B : Rapports sur l'activité de crédit                                        12, Catégorie C : Rapports sur la qualité du portefeuille                             23, Catégorie D : Rapports de compte de résultat                                       35, Catégorie E : Rapports de bilan                                                            49, Catégorie F : Tableaux sur les flux de trésorerie                                    57, Cétégorie G : États récapitulatifs                                                           63, A2 : RAPPORT DE GUICHET SUR L’ÉPARGNE A3 : COMPTES D’ÉPARGNE ACTIFS PAR AGENCE ET, A4 : COMPTES D’ÉPARGNE INACTIFS PAR AGENCE. En effet, la situation du client pouvant se modifier radicalement, il peut être souhaitable de revoir la situation. Les frais de personnel liés à un programme donné sont affectés du code de ce programme. Les calculs effectués pour aboutir à ce résultat apparaissent dans la section consacrée à l'analyse de la situation en-dessous du compte de résultat. Un compte d'épargne est-il bloqué (inaccessible) en totalité ou en partie tant que le prêt n'est pas entièrement remboursé ? Nous avons pris des mesures pour résoudre ces problèmes. Nous avons toutefois rencontré quelques difficultés au cours de cette période. Un programme se avis et, si possible, celui d'un spécialiste impartial. Le premier problème tient simplement au volume des données à saisir. Une analyse statique peut en outre induire en erreur en cas de valeurs aberrantes circonstancielles ou de fluctuations saisonnières. Cette diversité s'explique dans une large mesure par le fait que, lors de leur création, les institutions de microfinance ont, en général, adopté des méthodes faciles à appliquer et rationnelles, et non des méthodes logiques au plan financier et comparables à celles des banques commerciales. Rapport sur les versements journaliers par agent de crédit, Groupement :      Ensemble de l’institution. 25. Cette relation est évidemment aussi valable dans l'autre sens, et les pertes ont le même effet multiplicateur. Éléments d’un système d’information de gestion. Utilisateurs :       Actionnaires, bailleurs de fonds. 5.1. Margaret Bartel et al., Financial Management Ratios II : Analyzing for Quality and. Prenons un logiciel conçu pour accepter un numéro comptant au maximum huit chiffres (la valeur maximale est de 99 999 999). de comptabilité d'engagement pour les dépenses, Un système manuel de comptabilité typique, 2.2  Comptabilité de caisse et comptabilité d'engagement. Les colonnes 1 à 3 fournissent des informations sur le compte. Coût élevé des modifications ultérieures, ? De nombreux systèmes d'information sont des systèmes de back-office, en ce sens que les données ne sont pas entrées dans l'ordinateur au moment où les opérations ont lieu. Des intérêts courent-ils sur les prêts ? Les quatre exemples ci-après montrent les diverses manières dont des institutions de microfinance opérant dans des cadres différents utilisent l'informatique, dont certaines sont plus intéressantes que d'autres. 1993) et Robert Peck Christen, Banking Services for the Poor: Managing for Financial Success (Washington, ACCION, 1997, section  5.3.1) pour des exemples de structures possibles. À ce stade relativement précoce de notre compréhension de la dynamique interne des institutions de microfinance, ce serait mal exploiter les ratios financiers. Il est utilisé depuis plusieurs années par d'autres institutions, à la grande satisfaction de leur personnel. Il forme un ensemble avec les deux manuels ci-après consacrés aux ratios financiers. Ils serviront aussi le cas échéant à la formation des nouveaux employés et aideront le personnel à gérer convenablement des situations nouvelles. ? Jennifer Isern et Richard Rosenberg (CGAP) ont coordonné l’élaboration de la version anglaise de cet ouvrage. Le système a été conçu pour des institutions de taille importante mais est adaptable au PC, pour un coût moins élevé. Le directeur général doit, quant à lui, être au fait des. Mais les bases de données permettent de stocker et de retrouver des informations ou de préparer des états à partir de volumes importants de données bien plus efficacement que les tableurs grâce à leur mode d'organisation des données (voir l'annexe 1). Il est important de définir les résultats souhaités : dans quelle voie l'institution s'engage-t-elle, et comment saura-t-elle qu'elle a atteint son objectif ? On confond souvent les concepts de mémoire et d'espace du disque dur. Module d'épargne dont les options de calcul des intérêts offrent à l'utilisateur la possibilité de définir les paramètres, d'employer des tables de taux d'intérêt variables, et de fixer les commissions ; comporte aussi un module de signature. Le rapport doit aussi préciser le jour et l'heure à laquelle il a été imprimé afin d'éviter tout risque de confusion avec d'autres versions et, enfin, inclure des informations permettant d'identifier celui qui l'a préparé (journal des entrées dans le système). Les institutions de microfinance doivent disposer de systèmes d'information capables de : répondre aux besoins de catégories très différentes d'usagers ; gérer un grand nombre de données ; et s'adapter à l'évolution des besoins. Ils ne sont normalement pas inclus dans les états financiers audités. Ce hiatus est parfois incontournable. La présentation de ce rapport suit le plan comptable parce que c'est généralement sur cette base que le budget est établi. Il est relativement facile de calculer la médiane avec un système informatique, puisqu'elle correspond au solde d'un compte tel que 50 % des comptes aient un solde moins élevé et 50 % un solde plus élevé. Il ne pourra jamais dépasser la limite de gestion de 640 Ko imposée pour la mémoire conventionnelle, qui ne peut être contournée par l'installation de mémoire supplémentaire, et ne pourra jamais non plus exploiter la puissance des processeurs à 32 bits d'adressage (486 et plus). Rapports destinés aux bailleurs de fonds et aux actionnaires, Rapport simplifié destiné aux actionnaires et aux bailleurs de fonds, 3.3.6  Rapports destinés aux bailleurs de fonds et aux actionnaires. ? La technologie informatique permet une approche radicalement nouvelle des services aux clients en créant de nouvelles possibilités. Il for-, Tables de la base de données présentée à titre d’exemple, montint                    nombre                    10                                        remboursement des intérêts. Système d'information complet, satisfaisant tous les besoins d'informations grâce à une série de rapports dont l'intérêt n'est plus à démontrer. Notons ici la distinction qui est faite dans la définition d'un système d'information de gestion entre données et informations. Peut-il être ajusté à tout moment, ou bien s'agit-il d'un taux flottant défini par référence à un indice extérieur ? Le choix entre ces différentes possibilités dépend essentiellement de trois facteurs : ? Ce programme peut être traduit en d'autres langues et employer plusieurs langues en parallèle. ? Quelles informations supplémentaires faudrait-il inclure dans les rapports pour améliorer la productivité du personnel (par exemple, les numéros de téléphone des emprunteurs défaillants) ? À quel stade un prêt est-il passé en perte ? L'essentiel est que, lorsqu'elle établit son budget, l'institution prenne en compte les éléments suivants : ? Le personnel de l'institution doit suivre de très près l'évolution des produits et des charges par rapport aux montants prévus. Les trois niveaux auxquels les informations sont exploitées peuvent être représentés sur une pyramide dont la forme correspond à peu près à l'organigramme de l'institution (voir la figure 3.1, page 32). Elles doivent en outre être formulées sous différentes formes, à différentes fins. Une petite institution de microfinance procède à ses transactions avec ses clients en dehors de l'agence, sur la place du marché, dans une banque commerciale ou dans une salle qu'elle a louée à l'école. ? Le système doit-il permettre d'effectuer les opérations de guichet, c'est-à-dire permettre au personnel d'utiliser leur ordinateur lorsqu'ils traitent avec leurs clients, ou seulement les opérations de back-office, dans lesquelles les informations sont saisies à partir de registres-papier ? ? La valeur de cet indicateur doit diminuer lorsque les économies d'échelle augmentent. TAUX DE PROVISION POUR CRÉANCES DOUTEUSES. Voir le rapport C5 : ÉTAT RÉCAPITULATIF DU PORTEFEUILLE CLASSÉ À RISQUE, PAR AGENCE ET PAR PRODUIT. ? ? Tous les prêts d'une même catégorie sont-ils assortis du même taux d'intérêt, ou bien le taux est-il fixé au moment de l'approbation du prêt ? Une institution visant un système souple et peu coûteux, sans avoir à recourir à un programmeur pour en assurer la maintenance, ne peut espérer établir de passerelles entre son système de comptabilité et son système de gestion du portefeuille. Systèmes d’information de gestion pour les institutions de microfinance −Guide pratique Février 1998, CGAP/World Bank, Groupe consultatif d’assistance aux plus pauvres Traduit en français par les services de traduction de la Banque mondiale. Les institutions et les entreprises financières traditionnelles utilisent de préférence le RENDEMENT DES FONDS PROPRES pour comparer leurs résultats.

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